Privacy Statement

Bij Bureau Zuidema, gevestigd aan Olmenlaan 4, 3833 AV Leusden, respecteren we uw privacy en nemen we de bescherming van uw persoonsgegevens zeer serieus. In dit privacy statement wordt beschreven hoe we uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke wetgeving. Dit privacy statement heeft betrekking op het gebruik van de CommScan app, die gebruikmaakt van technologieën van Deepgram, Azure OpenAI, Azure Whisper, en Amazon AWS Amplify.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Bureau Zuidema is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van de CommScan app.

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Bij het gebruik van de CommScan app kunnen we de volgende categorieën van persoonsgegevens van u verzamelen en verwerken:

• Identificatiegegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, en bedrijfsnaam wanneer u zich registreert voor de app.
• Communicatiegegevens: opnamen van uw gesprekken en eventuele persoonlijke informatie die in deze opnamen voorkomt.
• Technische gegevens: IP-adres, apparaat type, besturingssysteem, browsertype, en andere technische gegevens met betrekking tot uw gebruik van de app.
• Gebruiksgegevens: informatie over hoe u de app gebruikt, zoals functies die u gebruikt, de duur van sessies en foutmeldingen.

3. Doeleinden van de gegevensverwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

• Verlening van de service: Het analyseren van gesprekken om u gepersonaliseerde feedback te geven met behulp van de technologieën van Deepgram, Azure OpenAI, Azure Whisper, en Amazon AWS Amplify.
• Accountbeheer: Het beheren van uw account en het verstrekken van toegang tot de app.
• Verbetering van de service: Analyse van geanonimiseerde gegevens om onze diensten te verbeteren en de gebruikerservaring te optimaliseren.
• Klantenservice: Het beantwoorden van uw vragen en het oplossen van technische problemen.
• Wettelijke verplichtingen: Het naleven van wettelijke en administratieve vereisten.

4. Wettelijke grondslagen voor de verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke grondslagen, zoals beschreven in artikel 6 van de AVG:

• Uitvoering van een overeenkomst: De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst die u met ons sluit wanneer u de CommScan app gebruikt.
• Toestemming: Voor bepaalde verwerkingen, zoals het ontvangen van marketingcommunicatie, vragen wij uw toestemming. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken.
• Gerechtvaardigd belang: Voor de verbetering van onze service en beveiliging verwerken wij persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang. Hierbij zorgen wij ervoor dat uw rechten en vrijheden niet worden geschaad.
• Wettelijke verplichting: In sommige gevallen zijn wij wettelijk verplicht om bepaalde gegevens te verwerken, bijvoorbeeld voor belastingdoeleinden of juridische verplichtingen.

5. Met wie delen wij uw gegevens?

Om onze diensten te leveren, delen we uw gegevens met zorgvuldig geselecteerde derde partijen:

• Deepgram, Azure OpenAI, Azure Whisper, en Amazon AWS Amplify: Deze dienstverleners helpen ons bij het verwerken van spraakherkenning en het hosten van gegevens in de cloud. Zij verwerken uw gegevens volgens onze instructies en in overeenstemming met de AVG.
• Externe dienstverleners: Partijen die ons ondersteunen bij IT-diensten, analyse, marketing, en betalingsverwerking. Deze partijen zijn contractueel verplicht om uw gegevens veilig en vertrouwelijk te behandelen.
• Wettelijke vereisten: We kunnen uw gegevens delen indien dit wettelijk verplicht is of om onze rechten te beschermen, bijvoorbeeld in geval van juridische geschillen.

6. Gegevensoverdracht buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

Wanneer wij uw persoonsgegevens delen met onze partners buiten de EER, zoals Deepgram, Azure, Amazon AWS, of andere dienstverleners, zorgen we ervoor dat passende waarborgen worden getroffen om uw gegevens te beschermen. Dit kan bijvoorbeeld door het gebruik van door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen of door te werken met bedrijven die zijn gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework (indien van toepassing).

7. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist is. Gespreksopnamen worden 24 uur bewaard.

8. Uw rechten onder de AVG

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage: U heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie: U kunt ons verzoeken onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren.
• Recht op verwijdering (“recht om vergeten te worden”): U kunt ons verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen indien er geen gerechtvaardigd belang meer is om deze te verwerken.
• Recht op beperking van de verwerking: U kunt ons verzoeken de verwerking van uw gegevens te beperken.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid: U heeft het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen en over te dragen aan een andere partij.
• Recht van bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op grond van ons gerechtvaardigd belang.
• Recht om uw toestemming in te trekken: Indien de verwerking gebaseerd is op uw toestemming, kunt u deze te allen tijde intrekken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via privacyofficer@zuidema.nl. We zullen binnen 30 dagen op uw verzoek reageren.

9. Beveiliging van uw gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, diefstal, onbevoegde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging. We maken gebruik van versleuteling en veilige serverlocaties bij onze partners zoals AWS Amplify en Azure.

10. Wijzigingen in dit privacy statement

We behouden ons het recht voor om dit privacy statement van tijd tot tijd aan te passen. Bij significante wijzigingen zullen we u op de hoogte stellen via de app of per e-mail. We raden u aan dit privacy statement regelmatig te raadplegen om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen.

11. Contact

Voor vragen of verzoeken met betrekking tot dit privacy statement of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via:

Bureau Zuidema
Olmenlaan 4, 3833 AV Leusden
E-mail:  customerservice@zuidema.nl